Privacy en cookieverklaring Wijnen Maenhout NV

  1. Algemeen
  2. Wie is Wijnen Maenhout?
  3. Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?
  4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
  5. Welke verwerkingen doen wij?
    1. Algemeen
    2. Het register der verwerkingen
    3. Overzicht verwerkingen
      1. Beheer klanten en leveranciers
      2. Verzenden en logistiek
      3. Boekhouding
      4. Loonadministratie
      5. Betalen met bankkaarten
      6. Verwerking camerabeelden
      7. Contactformulier website
      8. Registratie op de website
      9. Mailing per post
      10. Google analytics
  6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
  7. Uw rechten
    1. Algemeen
    2. Inzagerecht
    3. Rectificatierecht
    4. Recht op beperking van de verwerking
    5. Recht op overdraagbaarheid
    6. Recht van bezwaar en overige rechten
  8. Cookies
    1. Algemeen
    2. Welke cookies plaatsen wij?
  9. Beveiliging van uw persoonsgegevens
  10. Wijzigen van het privacy en cookiebeleid

  • Algemeen


            • Wijnen Maenhout hecht veel belang aan uw privacy en wenst (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen uw gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Wijnen Maenhout persoonsgegevens over u verwerkt. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Wijnen Maenhout verwerkt. Het kan gaan om persoonsgegevens van u als klant, leverancier, bezoeker op onze websites, sollicitant, enz.
            • Dit document beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
            • Met dit privacy- en cookiebeleid willen we u duidelijkheid geven over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens. Hebt u vragen over dit document, of de verwerking van gegevens (verzoek om inzage, wijzigen of verwijderen van gegevens) dan kunt u die stellen per e-mail via stefaan@wijnenmaenhout.be.
            • Meer informatie over de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en over privacy kunt u vinden op de websites van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.privacycommission.be).
            • De relevante wetgeving waarnaar dit document meestal verwijst, wordt “GDPR” genoemd. Dit is de Europese regelgeving “Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens”, evenals de relevante nationale wetgevingen die deze wet verder vervolledigen.
            • Tenslotte heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.privacycommission.be/nl - Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00).


  • Wie is Wijnen Maenhout?


            • Wijnen Maenhout is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR Wet.
            • Wijnen Maenhout is bekend onder (KBO) nummer 0471.898.664 en is gevestigd en kantoorhoudend te Monnikenwerve 117, “de blauwe toren”, 8000 Brugge, en bereikbaar via het e-mailadres stefaan@wijnenmaenhout.be


  • Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?


            • Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, de financiële gegevens (rekeningnummer, BTW nummer, ..) een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer, polisnummer of inlogcode.
            • Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.


  • Welke persoonsgegevens verzamelen wij?


            • Identificatiegegevens: we houden bijvoorbeeld in veel gevallen de naam, voornaam, bij om een correcte identificatie te kunnen doen, het adres om briefwisseling te kunnen versturen
            • Contactgegevens: het gsm-nummer of e-mailadres gebruiken we om de betrokken personen te contacteren indien nodig. 
            • Financiële gegevens: zoals uw bankrekeningnummer (ten behoeve van de betaling), BTW nummer
            • Camerabeelden: De camerabeelden worden gestockeerd voor X tijd en er wordt enkel gefilmd in het magazijn en op de privé parking.


  • Welke verwerkingen doen wij?


    • Algemeen

            • Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die wij uitvoeren.
            • In omvang zijn de belangrijkste verwerkingen van bedrijfsgegevens de verwerkingen van klanten-, leveranciers- en personeelsgegevens. Voor de personeelsleden wordt een informatiefiche omtrent de verwerkingen ter beschikking gesteld van de betrokkenen.
            • Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
            • Wijnen Maenhout doet niet aan profilering en doet ook geen geautomatiseerde besluitvorming in de betekenis van GDPR artikel 22

    • Het register der verwerkingen

            • De verwerkingen van Wijnen Maenhout zijn, zoals voorgeschreven door de GDPR, geïnventariseerd in een “Register van verwerkingsactiviteiten”.
            • De velden van het register zijn opgesteld conform de bepalingen van art. 30 van de GDPR.
            • Het volledige register is raadpleegbaar door de zaakvoerders van Wijnen Maenhout.

    • Overzicht verwerkingen


      • Beheer klanten en leveranciers
            • Afname/levering van producten: hierbij worden de persoonsgegevens verwerkt die u zelf aan ons hebt verstrekt zijnde identificatie en contactgegevens: zoals naam, adres en woonplaats (ten behoeve van de levering)
            • Financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer (ten behoeve van de betaling), en de kennis dat u van dat specifieke product/dienst gebruik hebt gemaakt (en daar dus kennelijk uw belangstelling naar uitgaat);

      • Verzenden en logistiek
            • Als u een bestelling bij ons plaatst en de goederen worden niet onmiddellijk meegenomen, is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken gebruik van eigen diensten voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam, adres en woonplaatsgegevens meegeven met de chauffeur. Deze gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het leveren van de goederen.

      • Boekhouding
            • Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van boekhoudkantoor Fines Management en Consultancy, Donkerstraat 48, 1750 Lennik.
            • Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen.
            • Boekhoudkantoor Fines Management en Consultancy heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik.
            • Boekhoudkantoor Fines Management en Consultancy is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Zij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

      • Loonadministratie
            • De gepresteerde uren van het personeel worden via mail overgemaakt aan ADMB
            • ADMB maakt de loonfiches op en verstuurt die via mail en de post aan Wijnen Maenhout
            • De loonfiches worden op papier afgegeven aan de werknemers in een gesloten omslag
            • Privacy verklaring ADMB: https://www.liantis.be/en/node/850

      • Betalen met bankkaarten

      • Verwerking camerabeelden
            • Er is een alarmsysteem geplaatst, verbonden met een camera beveiligingssysteem. De camerabeelden worden gestockeerd voor X tijd en er wordt enkel gefilmd in het magazijn en op de privé parking. Het systeem werd geregistreerd door de installateur

      • Contactformulier website
            • De website van Wijnen Maenhout laat een snel contact toe met de organisatie via een algemeen email-adres en via een contactformulier. Indien een betrokkene de organisatie contacteert via email of contactformulier worden de verstrekte persoonsgegevens automatisch gestockeerd met het oog op later contact met de betrokkene en/of analyse van de vraag of het probleem. Er vindt geen transfer plaats van deze persoonsgegevens naar derde partijen.

      • Registratie op de website
            • Een betrokkene kan zich registreren op een website van Wijnen Maenhout. De verzamelde persoonsgegevens vindt u op het invulformulier. Ook het IP adres wordt gestockeerd. De verstrekte gegevens laten onder meer toe informatie en/of advertenties beter af te stemmen op de behoeften van de betrokkene.

      • Mailing per post
            • Ongeveer X maal per jaar gebeurt er een mailing via de post naar al onze klanten.
            • De persoonsgegevens worden vanuit onze beheerssoftware Typ Integral geëxporteerd naar een XLS bestand.
            • Dit XLS bestand wordt doorgegeven aan grafisch ontwerper Pixelmedia, Dorpsstraat 154, 8340 Sijsele
            • Pixelmedia geeft nadien het XLS bestand door aan een drukker voor het aanmaken van de etiketten die nadien op een envelop worden geplakt
            • Pixelmedia heeft een verwerkersovereenkomst met Wijnen Maenhout aangegaan.
            • U kan zich steeds uitschrijven voor de mailing door een mail te sturen naar stefaan@wijnenmaenhout.be

      • Google analytics
            • Op onze website zijn componenten van Google analytics geïntegreerd. Dit is een dienst voor web analytics. Web analytics is de verzameling en analyse van data over het gedrag van bezoekers van websites. Web analytics omvat de verwerking van onder meer deze gegevens: de website vanwaar men op deze website is beland (referrer), bezochte sub pagina’s, frequentie en duurtijd van de web toegang. Web analytics wordt gebruikt voor de optimizatie van een website.
            • Bij bezoek van een EU website, wordt het IP adres geanonimiseerd. Google gebruikt deze data onder meer voor rapporten omtrent het gebruik van de website.
            • Het bedrijf achter de Google analytics component is Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Google, Inc is onderdeel van Alphabet Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.
            • Google analytics plaatst ook een cookie met het oog op online adverteren en afhandelen van de verschuldigde commissies, en verzamelt gegevens zoals persoonsgegevens, IP adres (niet geanonimiseerd), tijdstip en frequentie van toegang. De persoonsgegevens worden gestockeerd en verwerkt in de USA. Alphabet, Inc. heeft de mogelijkheid om de verzamelde gegevens verder door te geven aan derde partijen.
            • De betrokkene kan verzameling van sommige van deze gegevens vermijden via zijn browser cookie instellingen. Betrokkene kan ook gebruik maken van de browser add-on die men kan vinden op https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Deze add-on vertelt aan Google om geen informatie door te sturen naar Google Analytics.
            • Meer informatie kan men vinden op https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/, http://www.google.com/analytics/terms/us.html en https://www.google.com/analytics/.


  • Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?


            • Wijnen Maenhout bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist
            • Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren


  • Uw rechten


    • Algemeen

            • Op grond van de geldende nationale en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
            • U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

    • Inzagerecht

            • U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken.
            • U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

    • Rectificatierecht

            • U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen.
            • U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

    • Recht op beperking van de verwerking

            • U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken.
            • U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

    • Recht op overdraagbaarheid

            • U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren.
            • U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt.
            • Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

    • Recht van bezwaar en overige rechten

            • U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Wijnen Maenhout.
            • Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.
            • U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.


  • Cookies


    • Algemeen

            • Cookies zijn eenvoudige kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op de harde schijf of in het geheugen van uw computer/mobiel/tablet. Cookies kunnen uw computer of de bestanden die daar op staan niet beschadigen. Zowel wij als adverteerders en tussenpartijen kunnen gebruik maken van cookies op onze websites. Hier onder volgt een overzicht van de cookies die wij zelf kunnen gebruiken.
            • Aan de hand van cookies kunt u op onze websites worden herkend als u deze opnieuw bezoekt. Wij gebruiken cookies bijvoorbeeld voor statistische doeleinden. Onder meer om te kunnen zien hoe vaak een website wordt bezocht, via welke website(s) bezoekers op onze website(s) terecht zijn gekomen en welke pagina’s op een website worden bezocht.
            • Als u via uw browserinstellingen cookies hebt uitgeschakeld, bestaat de kans dat bepaalde functies niet werken of dat u van bepaalde diensten geen gebruik kunt maken. In ieder geval zult u dan op elke pagina de cookie informatiebalk te zien krijgen aangezien onze websites dan niet (in een cookie) kunnen opslaan dat u de website al eerder hebt bezocht en mogelijk zelfs al een keuze hebt gemaakt tussen wel/niet accepteren van cookies.

    • Welke cookies plaatsen wij?

            • Account gerelateerde cookies: voor het beheer van het registratieproces
            • Login gerelateerde cookies: om te onthouden dat je reeds ingelogd bent
            • Email newsletters gerelateerde cookies: om te onthouden dat je geabonneerd bent op bepaalde newsletters
            • Survey gerelateerde cookies: om questionnaires en surveys te beheren
            • Formulier gerelateerde cookies: om bepaalde informatie te onthouden
            • Site voorkeur gerelateerde cookies: om jouw voorkeuren te bewaren


  • Beveiliging van uw persoonsgegevens


            • Wijnen Maenhout neemt de bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
            • Mocht u toch de indruk hebben dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u meer informatie wenst over de beveiliging van uw persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met Wijnen Maenhout via stefaan@wijnenmaenhout.be.


  • Wijzigen van het privacy en cookiebeleid


            • Dit privacy- en cookiebeleid kan worden gewijzigd. Bekijk deze pagina daarom regelmatig om te zien of er veranderingen zijn doorgevoerd. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen zullen we voor een meer opvallende kennisgeving zorgdragen, bijvoorbeeld via onze websites of per e-mail.
            • Dit privacy- en cookiebeleid is laatst gewijzigd op 10/09/2018.